Au sein de la Division Produits et Technologies à dimension internationale (France, États-Unis, Allemagne) et rattaché(e) au Responsable de l'unité Product Life, vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle des équipes basées à Lyon, composées d'une vingtaine de collaborateurs.

Vous apportez également votre soutien aux équipes américaines et allemandes de ces unités, représentant une dizaine de collaborateurs supplémentaires.

Principales responsabilités

Assistance administrative et organisationnelle

• Organiser les déplacements professionnels : création des ordres de mission, réservations, suivi et saisie des notes de frais dans les outils dédiés.
• Planifier et coordonner la construction des ordres du jour des réunions d'équipe ainsi que la logistique des différents comités, en collaboration avec les assistantes des autres divisions.
• Assurer les activités courantes de secrétariat telles que gestion du courrier, mise en forme et diffusion de documents, classement et archivage dans la base documentaire, mise à jour des plannings de congés et des notes d'intérim.
• Réaliser les demandes d'achat et assurer le suivi des commandes ainsi que leur réception via les outils SAP et Workcycle.
• Veiller au respect et à l'application des standards de communication de l'entreprise (présentations PowerPoint, documents institutionnels, etc.).

Missions transverses

Assurer le rôle de correspondant(e) informatique de la division.
Accompagner et former les collaborateurs de l'entité à l'utilisation des outils et applications internes (OneNote, synchronisation des données, File Transfer, SharePoint, Concur et autres outils collaboratifs).
Participer activement au réseau des assistant(e)s du périmètre Fuel Lyon afin de favoriser le partage des bonnes pratiques et l'amélioration continue des processus.

Compétences et qualités attendues

• Excellente organisation, rigueur et sens de la méthode.
• Autonomie, réactivité et fort sens du service.
• Capacité à travailler en équipe dans un contexte multiculturel et international.
• Force de proposition et capacité d'initiative.
• Excellentes qualités relationnelles ainsi que de communication écrite et orale.

Compétences techniques

• Maîtrise avancée du Pack Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote, avec capacité à promouvoir et accompagner son déploiement au sein des équipes.
• Bonne maîtrise de SAP (création, modification et validation des demandes d'achat, suivi des commandes).
• Bonne connaissance de Concur pour la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais.
• Maîtrise des outils de gestion documentaire, notamment Documentum.

Langues

• Anglais professionnel courant indispensable, à l'écrit comme à l'oral, afin d'interagir efficacement avec les équipes internationales.

Vous ne cochez pas toutes les cases ? Postulez quand même !

Nous croyons autant au potentiel et à la motivation qu’au parcours et aux expériences. Chaque candidature est étudiée avec attention.

L’accueil et l’intégration de nos collaborateurs sont au cœur de nos priorités : un accompagnement structuré vous permettra de prendre progressivement en main vos missions et de trouver pleinement votre place au sein de nos équipes.

Ce poste est peut-être fait pour vous. Alors osez vous lancer : cliquez, candidatez !