Sous la responsabilité de l’Assistante de Direction vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des chantiers, telles que :

Gestion Administrative des Chantiers

• Dossiers Administratifs : Préparation des dossiers d'appels d'offres (mémoire technique, attestations) et montage des dossiers de réponse.
• Création de demandes de travaux et de ciblage (devis) / Outil interne
• Préparation de la facturation client et suivi des situations de travaux mensuelles.
• Préparation du DOE (Dossier d'Ouvrage Exécuté) en fin de chantier pour le client.
• Gestion du courrier : Réception, tri et numérisation du courrier entrant. Attribution aux concernés et expédition du courrier sortant (LRAR, bordereaux d'envoi).
• Archivage structuré : Classement rigoureux des documents papier et numérique (arborescence informatique) par chantier.

Gestion des Sous-traitants & Fournisseurs (Tableaux de Bord)

• Constitution des dossiers d'agrément des sous-traitants (vérification des assurances, URSSAF, Kbis…).
• Établissement des contrats de sous-traitance et suivi des situations de travaux.
• Suivi des agréments : S'assurer que chaque sous-traitant est officiellement agréé par le maître d'ouvrage avant son intervention sur site.
• Suivi en temps réel : Mise à jour quotidienne des tableaux de suivi de la sous-traitance (Excel ou logiciel interne) : état d'avancement des agréments, et montants des contrats. Relancer proactivement les sous-traitants pour obtenir les documents arrivant à échéance (attestations
  URSSAF semestrielles notamment).

Maîtrise de la Chaîne d'Achat (Devis & Bons de Commande)

• Réceptionner les devis des sous-traitants et vérifier leur conformité par rapport au budget prévisionnel du conducteur de travaux.
• Contrôler les quantités, les prix unitaires et les calculs de TVA (notamment en cas d'autoliquidation).
• Préparation des Bons de Commande : une fois le devis validé, éditer le bon de commande interne. S'assurer que les conditions de paiement y sont bien mentionnées.

Valorisation des Compétences & Structure (RH/Qualité) 

• Mise à jour de l'organigramme : Actualiser régulièrement l'organigramme fonctionnel de l'entreprise ou du service travaux selon les arrivées et les évolutions internes.
• Gestion des CV professionnels : Compiler et mettre à jour les CV des conducteurs de travaux et chefs de chantier (Ces documents sont indispensables pour les mémoires techniques des
  appels d'offres).

Vous souhaitez préparer un BTS Support à l’Action Managériale (SAM) ou équivalent. 

Vous faites preuve de rigueur, de proactivité et d’une réelle curiosité pour les environnements opérationnels.